IDENTITEIT ORGANISATIE
Hobome vzw
Leeuw Van Vlaanderenlaan 59, 2950 Kapellen
info@hobome.be
Contactpersoon: Jan Kerstens | 0478/68.30.94 | info@hobome.be.
ALGEMEEN
Hobome vzw hecht veel waarde aan de bescherming van je persoonsgegevens en wil dat jouw privacy wordt gerespecteerd. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Hobome vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt in ieder geval met zich mee dat:
- wij je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt;
- deze doelen en type persoonsgegevens beschreven zijn in deze privacyverklaring;
- de verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- wij vragen om jouw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
- wij passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van jouw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- er geen persoonsgegevens doorgegeven worden aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- wij op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent uw persoonsgegevens, jou hierop willen wijzen en deze respecteren.
WELKE GEGEVENS VERZAMELT HOBOME EN MET WELK DOEL
Hobome vzw heeft als doel het organiseren van de jaarlijkse sinterklaasstoet in Hoogboom alsook het sociale en culturele leven van Hoogboom te stimuleren. Om haar doel optimaal na te streven, dient Hobome een aantal persoonsgegevens op te vragen, te bewaren, te verwerken en te raadplegen.
Niet effectieve leden en effectieve leden die allen meewerken aan het organiseren en uitvoeren van de activiteiten zijn aangesloten bij Hobome als lid. Hobome registreert persoonsgegevens – naam, voornaam, adres, e-mailadres, mobiel nummer, rol in de activiteiten – van haar leden in een gesloten database, waar haar medewerkers de gegevens kunnen raadplegen zijnde voor het mailverkeer (nieuwsbrieven en direct mailing).
Aangezien Hobome een vzw is, bewaart zij ook de gegevens – naam, voornaam, leeftijd, geslacht, adres, e-mailadres, mobiel nummer, rekeningnummer, rijksregisternummer – van de leden van de Algemene Vergadering en van haar bestuurders. Voornoemde gegevens van de leden van de Algemene Vergadering worden geregistreerd en bijgehouden in het wettelijk verplichte ledenregister. Verder worden de gegevens van de Raad van Bestuur opgenomen bij bekendmakingen in het Belgisch Staatsblad en dienen ze ter identificatie in de Kruispuntbank van Ondernemingen[1]. Alle gegevens, met uitzondering van het rijksregisternummer, worden bewaard in de interne database. Het ledenregister wordt bewaard op de centrale server, bijgehouden op de zetel van Hobome vzw, voorzien voor de bestuurders.
Ook van andere stakeholders (partnerorganisaties, perscontacten en dergelijk) worden naam en voornaam van contactpersonen, e-mailadres en eventueel een mobiel nummer bijgehouden in aparte lijsten op de interne server voor het nodige mailverkeer via rechtstreekse mailing.
[1] Naar de Wet van 27 juni 1921, B.S. 1 juli 1921: “Wet betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk, de stichtingen en de Europese politieke partijen en stichtingen. Ingrijpend gewijzigd door de hoofdstukken I en II van de Wet van 2 mei 2002 en volledig gecoördineerd met inbegrip van alle latere wetswijzigingen tot en met januari 2017.”
Toelichting legaliteit gegevensverzameling en bewaartermijn
Ledengegevens
Hobome verzamelt, verwerkt en raadpleegt alle gegevens vanuit een gerechtvaardigd belang, opdat zij haar leden geheel de nodige voordelen kan aanbieden. Alle gegevens worden verkregen van de betrokkene[1] in kwestie. Indien een betrokkene jonger is dan 16 jaar, is er nood aan de uitdrukkelijke toestemming van een ouder of voogd. De betrokkenen zijn niet verplicht om alle gegevens door te geven, maar kunnen dan echter in mindere mate genieten van de ledenvoordelen.
Er wordt aan de leden steeds een uitdrukkelijke toestemming gevraagd voor het ontvangen van direct marketing mails. Indien een lid geen nieuwsbrief of informatieve mails meer wil ontvangen, kan die zich hiervoor uitschrijven.
Vrijwilligers/bestuurders
Hobome verzamelt, verwerkt en raadpleegt gegevens van haar bestuurders vanuit een wettelijke verplichting[2] en vanwege een gerechtvaardigd belang. Zo dienen de medewerkers van Hobome hun bestuur op de hoogte te houden over de gang van zaken (uitnodigen op vergaderingen, informeren via beleidsrapporten …). Indien een lid uittreedt –als lid van de Algemene Vergadering of als bestuurslid – worden de gegevens onmiddellijk uit de database verwijderd. Gegevens van bestuurders blijven echter wel opgenomen in het ledenregister, naar wettelijke verplichting. Het ledenregister wordt uitsluitend bewaard door en toegankelijk gemaakt voor de directie van Hobome.
Andere stakeholders
Contactpersonen van organisaties die een meerwaarde kunnen vormen – voor de algemene werking en bij de organisatie van evenementen – worden verzameld door Hobome. De meeste gegevens worden zelf door de organisaties in kwestie bezorgd en/of kunnen eveneens (al dan niet) indirect openbaar op het internet gevonden worden. Van zodra de gegevens niet meer van toepassing zijn, worden deze uit de lijsten verwijderd.
[1] Indien een groepsverantwoordelijke de gegevens van zijn/haar leden doorgeeft aan Hobome, dient die persoon hen op een correcte manier te informeren.
[2] Naar analogie met voetnoot 1.
BEELDMATERIAAL
De Privacycommissie stelt duidelijk: “‘Het recht op afbeelding is een recht waarbij voor elke menselijke afbeelding, maar ook het gebruik van die afbeelding toestemming vereist is van de afgebeelde persoon. Dit recht staat los van de bescherming van de privacy.”[1] Naast het “recht op afbeelding” geldt dus eveneens de AVG; het maken beeldmateriaal is een verwerking van persoonsgegevens. Hobome vzw kan sfeerbeelden[2] van activiteiten en evenementen nemen, waarbij je steeds het recht behoudt om te weigeren op de beelden te staan. Daarnaast kan Hobome vzw de sfeerbeelden aanwenden, enkel voor welbepaalde doeleinden van communicatieve aard (website, nieuwsbrief, sociale media). Ook hier heb je steeds het recht, indien je in beeld komt, om het gebruik van deze beelden te beperken.
[1] https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/recht-op-afbeelding
[2] Niet gerichte beelden hebben niet de intentie om bepaalde personen duidelijk in beeld te brengen, waardoor er geen toestemming vereist is om ze te nemen.
COOKIES
Hobome maakt gebruik van Google Analytics wanneer iemand haar website bezoekt; door middel van analytische cookies kan het surfgedrag beschouwd worden. Zo kan er inzicht verworven worden over het gebruik van de website van Hobome, opdat deze op maat van de gebruikers afgestemd kan (blijven) worden en tot een betere gebruikservaring kan leiden. De privacy van de bezoeker blijft daarbij met deze analytische cookies gewaarborgd; bij acceptatie ervan wordt enkel het IP-adres van de bezoeker verzonden. De cookies kunnen ook geweigerd worden door op de balk, onderaan de website, op “neen” te klikken, of door naar de browserinstellingen te gaan.
WIE ZIJN DE ONTVANGERS VAN DE GEGEVENS
De gegevens van leden en bestuurders worden bewaard in de beveiligde database omgeving. Deze worden daar geregistreerd door een lid in kwestie, of door de medewerker van de ledenadministratie. Bestuurders van Hobome kunnen in de database gegevens raadplegen met behulp van een wachtwoord.
VERSTREKKING AAN DERDEN
De gegevens die je met ons deelt, kunnen we aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
het verzorgen van de internet omgeving (webhosting);
het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk …);
het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen;
het verzorgen van uw verzekering: de verzekeringsmaatschappij zal de gegevens van een verzekerde krijgen in geval van een ongeval of burgerlijke aansprakelijkheid;
Uiteraard maken we met deze partijen (verwerkers) de nodige afspraken om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de, door jou, verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven – tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld: de politie kan, in het kader van een onderzoek, (persoons)gegevens opvragen bij ons. In een dergelijk geval zal onze medewerking vereist worden en zullen de nodige gegevens bijgevolg gedeeld worden. Tevens kunnen persoonsgegevens aan derden bezorgd worden, enkel indien je ons hier (schriftelijk) de toestemming toe geeft. Je hebt het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking – op basis van de toestemming – vóór de intrekking daarvan. Er worden geen persoonsgegevens verstrekt aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.
MINDERJARIGEN
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor de schriftelijke toestemming toe werd gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.
BEVEILIGING VAN GEGEVENS
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:
Alle personen die namens Hobome vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Jouw rechten omtrent jouw gegevens
Je hebt recht op inzage, recht op kopie en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van jou ontvangen hebben. Bovenaan dit privacy statement staat hoe je contact met ons kan opnemen. Om misbruik te voorkomen, kunnen wij jou daarbij vragen om je adequaat te identificeren. Om jouw identiteit te controleren, vragen wij jou om een kopie van jouw identiteitskaart mee te sturen. We raden daarbij sterk aan om je pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat. Tevens kan je bezwaar (verzet) indienen tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens (of een deel hiervan), dit door ons of door één van onze verwerkers. Ook heb je het recht om de, door jou, verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om jezelf te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
KLACHTEN
Mocht je een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens, vragen we je om hierover direct contact met ons op te nemen. Je behoudt altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Privacycommissie; de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.
WIJZIGING PRIVACY STATEMENT
Hobome vzw kan haar privacy statement wijzigen. Deze wijziging zullen aangekondigd worden op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 12 april 2025. Oudere versies van ons privacy statement zullen in ons archief worden opgeslagen. Indien je deze wil raadplegen, kan je ons een e-mail sturen.kies